企業(yè)80%以上文檔資料都在員工手中!如何避免泄密風(fēng)險?
在當(dāng)前這個數(shù)據(jù)爆炸增長的時代，辦公文檔、項(xiàng)目合同、課件教案、施工圖紙、照片、視頻、音樂……人類智慧的所有產(chǎn)物幾乎都通過電子數(shù)據(jù)的形式生成、傳播。無紙化辦公在政府、企業(yè)管理中快速普及，電子文件數(shù)量也以驚人的速度增長。
企業(yè)數(shù)據(jù)風(fēng)險：80%以上文檔資料都在員工手中
根據(jù)IDC國際權(quán)威調(diào)查機(jī)構(gòu)曾經(jīng)做過的一次調(diào)查顯示，2016年我國全年生成電子文檔數(shù)量便高達(dá)32億份，總量約為1800TB。中型單位平均每年在業(yè)務(wù)管理活動中產(chǎn)生的各類文檔超過3萬份，這些包括方案合同、設(shè)計圖紙、實(shí)施計劃、統(tǒng)計報表、分析報告等各類電子文檔在各職能部門流轉(zhuǎn)中充當(dāng)業(yè)務(wù)協(xié)作的信息載體，作為企事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的信息資源，它們往往也記錄了業(yè)務(wù)經(jīng)營、管理中的核心機(jī)密。
令人震驚的是，僅有不足20%的文檔存儲于OA、ERP、CRM等各類應(yīng)用系統(tǒng)中，這意味著超過80%的電子文檔則零散地分布在員工的個人電腦里，日常工作中，電子文檔的共享、協(xié)作與溝通則主要通過“QQ+Email+U盤”方式實(shí)現(xiàn)。在沒有數(shù)字化管理應(yīng)用系統(tǒng)的企業(yè)中，這一比例恐怕會更高。
電子文檔存儲碎片化，導(dǎo)致技術(shù)、商務(wù)等業(yè)務(wù)信息流失嚴(yán)重，分享不可控、傳播不留痕，不僅給政企部門的無形資產(chǎn)帶來了嚴(yán)重的安全隱患。同時，也嚴(yán)重地降低了協(xié)作效率。如何安全管理企業(yè)文檔，避免泄密風(fēng)險?為了避免員工泄露核心數(shù)據(jù)和文件，公司通常都會采用一種或數(shù)種保密措施，場景的有保密協(xié)議、網(wǎng)絡(luò)隔離、本地加密等。大多數(shù)企業(yè)在員工入職時都會與員工簽訂保密協(xié)議，或者與在職員工簽訂補(bǔ)充協(xié)議，通過法律保護(hù)企業(yè)的商業(yè)機(jī)密。法律雖然可以威懾和保護(hù)，但一些犯罪分子仍然會因?yàn)榻?jīng)濟(jì)利益鋌而走險，因此公司往往也會需要考慮使用其他技術(shù)手段來阻止員工帶出公司文件。
政府單位、金融機(jī)構(gòu)等，法律法規(guī)強(qiáng)制要求做網(wǎng)絡(luò)隔離，一個大型企業(yè)也會對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理，并配合數(shù)據(jù)加密軟件，對所有文件加密處理，就不用擔(dān)心離職員工將文件拷貝出去。即便拷貝了，沒有授權(quán)的終端賬號也無法解密文件，因此不用擔(dān)心文檔內(nèi)容被非法泄露。但這樣的模式會導(dǎo)致某些業(yè)務(wù)場景效率低下，甚至阻斷業(yè)務(wù)的進(jìn)行，并不適合所有企業(yè)使用。隨著企業(yè)管理服務(wù)的發(fā)展，，不少企業(yè)選擇使用云盤存儲，將文件統(tǒng)一存儲到云空間，避免本體碎片化存儲帶來的風(fēng)險，也提升了文件流轉(zhuǎn)的效率。
龍騰飛OA企業(yè)管理系統(tǒng)在為企業(yè)提供云空間存儲的同時，將文檔管理具體到了實(shí)際的應(yīng)用場景。在功能中，企業(yè)可以對項(xiàng)目進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的流程管理，其中就包括了對項(xiàng)目發(fā)展各個階段的文檔管理。
在項(xiàng)目創(chuàng)建初期，企業(yè)科創(chuàng)上傳項(xiàng)目申請書、預(yù)算書、任務(wù)書、決議書、報告書等項(xiàng)目資料。
項(xiàng)目中的文檔，團(tuán)隊(duì)里所有成員均可查看，相較于傳統(tǒng)的云盤存儲，管理系統(tǒng)下的文檔與項(xiàng)目有更強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，成員可通過項(xiàng)目查看與之相關(guān)的文檔，有效的提升了協(xié)作效率。
文檔支持加密分享，企業(yè)可以自主選擇分享有效時間，以及是否需要密碼，保護(hù)資料的安全性。
科研管理能夠讓企業(yè)直觀看到每個階段的推進(jìn)過程，是否正在進(jìn)行，已經(jīng)完成還是需要延期。在每個階段，都會有相應(yīng)的文檔管理功能，方便成員查看，進(jìn)一步細(xì)化文檔的應(yīng)用場景，無需再從龐大的文件庫里單獨(dú)尋找。
文檔支持在線協(xié)同操作，成員可以對文檔內(nèi)容進(jìn)行評論，共同參與到文檔的完善中，每一次操作也會被系統(tǒng)記錄，管理者可以查看具體成員的操作路徑，建立責(zé)任機(jī)制。
同時，管理系統(tǒng)提供了細(xì)致的團(tuán)隊(duì)角色和權(quán)限管理，權(quán)限較低的成員只能查看自己所在的項(xiàng)目信息，將數(shù)據(jù)范圍鎖定在可控范圍之內(nèi)。
同時系統(tǒng)可以幫助企業(yè)整理在創(chuàng)意階段用做理論支撐、展示說明用的資料文檔。可以幫助企業(yè)整理各項(xiàng)目環(huán)節(jié)產(chǎn)生的費(fèi)用明細(xì)、憑證等文檔。將文檔管理融入企業(yè)日常的工作場景中，減少企業(yè)團(tuán)隊(duì)在文檔管理上的學(xué)習(xí)成本，自然的建立起安全、高效、可溯源的文檔管理體系。